Confrontare i preventivi catering: servizi e costi

1. Fornisci le stesse informazioni

Per ricevere preventivi confrontabili, invia a ogni fornitore queste informazioni:

• data, luogo dell’evento e orario previsto per il pasto
• numero di ospiti e tipo di evento
• piatti desiderati e modalità di servizio, ad esempio buffet, finger food o menu servito al tavolo
• preferenze alimentari, allergie e intolleranze note
• servizi necessari sul posto, ad esempio allestimento, stoviglie o personale di servizio

Puoi indicare un budget, specificando se è per persona o per l’intero catering e quali servizi deve comprendere. Segnala come provvisorie le informazioni non ancora definite.

2. Confronta i servizi e il prezzo totale

Per ogni preventivo, verifica se i servizi seguenti sono inclusi, comportano un costo aggiuntivo o sono da organizzare a tuo carico.

Piatti e quantità

Quali piatti e quantità sono previsti per il numero di ospiti indicato?

Preferenze alimentari

Quali alternative sono previste? Cosa può proporre il fornitore per le allergie e le intolleranze indicate?

Consegna e allestimento

Trasferta, consegna, allestimento e successivo ritiro sono inclusi? Di quali attività si occupa il fornitore sul posto?

Stoviglie e attrezzature

Sono forniti piatti, posate, bicchieri, stoviglie da portata e attrezzature necessarie? Sono previste modalità precise per pulizia e restituzione?

Personale

Quante persone sono previste, per quali mansioni e per quanto tempo? Quali costi si applicano se il servizio si prolunga?

Bevande

Sono previste bevande? Come vengono calcolati consumi, servizio e, se necessari, bicchieri?

Prezzo

Qual è il prezzo totale per lo stesso numero di ospiti, comprese le imposte e tutti i servizi aggiuntivi necessari?

Chiedi di indicare per ogni servizio aggiuntivo il prezzo e il criterio di calcolo, ad esempio all’ora o a persona.

3. Chiarisci i punti ancora aperti

Se nel preventivo manca un servizio necessario, chiedi di aggiungerlo. Puoi scrivere:

Grazie per il preventivo. Potreste aggiungere i costi di consegna, stoviglie e personale di servizio e indicarmi il prezzo totale per il numero di ospiti previsto? Vorrei anche sapere a che ora sarà completato l’allestimento e chi si occuperà del ritiro.

Se il numero di ospiti può ancora cambiare, chiedi entro quando puoi modificarlo e come questo incide sul prezzo.

4. Metti per iscritto servizi e prezzo

Concorda per iscritto con il fornitore scelto tutti i servizi e il prezzo totale. Includi piatti e quantità, data e indirizzo, oltre alla ripartizione dei compiti sul posto.

Verifica anche gli aspetti pratici, come l’accesso alla zona di allestimento e lo spazio necessario. Se vengono utilizzate attrezzature, concorda con il fornitore e la location gli allacciamenti elettrici o idrici richiesti.