Catering-Angebote vergleichen: Leistungen und Kosten im Überblick

1. Mit denselben Angaben anfragen

Für vergleichbare Angebote brauchen die Caterer dieselben Angaben:

• Datum, Veranstaltungsort und geplante Essenszeit
• Gästezahl und Anlass
• gewünschte Speisen und Servierform, etwa Buffet, Fingerfood oder Menü
• Ernährungswünsche sowie bekannte Allergien und Unverträglichkeiten
• benötigte Leistungen vor Ort, etwa Aufbau, Geschirr oder Servicepersonal

Eine Preisvorstellung kannst du ergänzen. Gib dabei an, ob sie pro Person oder für das gesamte Catering gilt und welche Leistungen sie abdecken soll. Stehen einzelne Angaben noch nicht fest, kennzeichne sie als vorläufig.

2. Leistungen und Gesamtpreis gegenüberstellen

Prüfe bei jedem Angebot, ob die folgenden Leistungen enthalten sind, zusätzlich berechnet werden oder du sie selbst organisieren musst.

Speisen und Mengen

Welche Gerichte und Mengen sind für die angefragte Gästezahl vorgesehen?

Ernährungswünsche

Welche Alternativen sind vorgesehen? Was kann der Caterer für die angegebenen Allergien und Unverträglichkeiten anbieten?

Lieferung und Aufbau

Sind Anfahrt, Lieferung, Aufbau und spätere Abholung enthalten? Welche Aufgaben übernimmt der Caterer vor Ort?

Geschirr und Ausstattung

Werden Teller, Besteck, Gläser, Serviergeschirr und benötigte Geräte mitgebracht? Sind Reinigung und Rückgabe geregelt?

Personal

Wie viele Mitarbeitende sind eingeplant, für welche Aufgaben und wie lange? Welche Kosten entstehen bei einer Verlängerung?

Getränke

Sind Getränke vorgesehen? Wie werden Verbrauch, Ausschank und gegebenenfalls Gläser berechnet?

Preis

Wie hoch ist der Gesamtpreis für dieselbe Gästezahl einschließlich Steuern und aller benötigten Zusatzleistungen?

Lass dir zusätzlich berechnete Leistungen mit Preis und Berechnungsgrundlage nennen, beispielsweise je Stunde oder je Person.

3. Offene Punkte gezielt klären

Bitte um eine Ergänzung, wenn eine benötigte Leistung im Angebot fehlt. Eine kurze Rückfrage kann so aussehen:

Danke für das Angebot. Bitte ergänze die Kosten für Lieferung, Geschirr und Servicepersonal und nenne mir den Gesamtpreis für die angefragte Gästezahl. Teile mir bitte auch mit, wann das Catering aufgebaut ist und wer die Abholung übernimmt.

Wenn sich die Gästezahl noch ändern kann, frage, bis wann du sie anpassen kannst und wie sich das auf den Preis auswirkt.

4. Leistungen und Preis schriftlich festhalten

Halte mit dem ausgewählten Caterer die vollständige Leistung und den Gesamtpreis schriftlich fest. Dazu gehören die vereinbarten Speisen und Mengen, Termin und Adresse sowie die Zuständigkeiten vor Ort.

Kläre auch praktische Voraussetzungen wie den Zugang zum Aufbauort und den benötigten Platz. Falls Geräte eingesetzt werden, stimme die erforderlichen Strom- oder Wasseranschlüsse mit dem Caterer und der Location ab.