Cómo comparar presupuestos de catering: servicios y precios

1. Envía los mismos datos a cada proveedor

Para recibir presupuestos comparables, envía estos datos a cada empresa:

• Fecha, lugar del evento y hora prevista para la comida
• Número de invitados y tipo de evento
• Comida y formato de servicio que buscas: bufé, aperitivos o menú servido, por ejemplo
• Preferencias alimentarias, alergias e intolerancias conocidas
• Servicios necesarios en el lugar del evento, como montaje, vajilla o personal de servicio

También puedes indicar un presupuesto orientativo. Aclara si es por persona o para todo el catering y qué servicios debe cubrir. Señala qué datos son provisionales si aún no están confirmados.

2. Compara los servicios y el precio total

Comprueba en cada presupuesto si los siguientes servicios están incluidos, tienen un coste adicional o debes organizarlos tú.

Comida y cantidades

¿Qué platos y cantidades se incluyen para el número de invitados indicado?

Preferencias alimentarias

¿Qué alternativas se ofrecen? ¿Qué opciones puede preparar el proveedor para las alergias e intolerancias indicadas?

Entrega y montaje

¿Están incluidos el desplazamiento, la entrega, el montaje y la recogida posterior? ¿Qué tareas asume el proveedor en el lugar del evento?

Vajilla y equipamiento

¿Se llevan los platos, cubiertos, vasos, fuentes y equipos necesarios? ¿Se ha acordado quién se encarga de la limpieza y la devolución?

Personal

¿Cuántas personas trabajarán, en qué tareas y durante cuánto tiempo? ¿Cuánto cuesta ampliar el horario?

Bebidas

¿Se ofrecen bebidas? ¿Cómo se cobran el consumo, el servicio y, si corresponde, los vasos?

Precio

¿Cuál es el precio total para el mismo número de invitados, incluidos los impuestos y todos los servicios adicionales necesarios?

Pide que se indique el precio de los servicios adicionales y cómo se calcula, por ejemplo, por hora o por persona.

3. Aclara los detalles pendientes

Si falta un servicio que necesitas, pide que lo añadan al presupuesto. Puedes escribir:

Gracias por el presupuesto. Añade, por favor, los costes de entrega, vajilla y personal de servicio e indica el precio total para el número de invitados solicitado. Confírmame también a qué hora estará todo montado y quién se encargará de la recogida.

Si el número de invitados puede cambiar, pregunta hasta cuándo puedes modificarlo y cómo afecta al precio.

4. Deja los servicios y el precio por escrito

Deja por escrito con el proveedor elegido todos los servicios y el precio total: platos y cantidades acordados, fecha, dirección y responsabilidades en el lugar del evento.

Comprueba también el acceso a la zona de montaje y el espacio necesario. Si se utilizan equipos, acuerda con el proveedor y el espacio del evento las conexiones de electricidad o agua necesarias.